Documento inteligente é um documento eletrônico, portanto digital, com a finalidade de substituir o papel principalmente em funções de pesquisa e armazenagem de documentos e ainda, que pode agir de forma programada a determinados eventos que ocorram. Indo neste sentido a criadora deste termo, a Adobe Systems Incorporated, descreveu o documento inteligente como sendo um documento eletrônico que, antes de qualquer outra característica, possa ser acessado por qualquer plataforma eletrônica existente através de um cliente universal mantendo todas as suas características originais. Cliente universal é definido pela empresa como sendo um programa que está disponível para quaisquer plataformas existentes, de um celular ao mais moderno dos computadores e não possui custo de utilização. Além desta característica básica o documento inteligente deve ser composto pelas seguintes camadas:

1 – Camada de apresentação:

Esta camada garante que a aparência do documento inteligente seja exatamente igual à do documento analógico, o papel. Parece simples, mas não é. Existem alguns pontos que tornam árdua a tarefa de produzir um documento digital que seja idêntico ao impresso, são elas:

               - Assegurar que este documento possa ser visualizado por qualquer pessoa, em qualquer dispositivo;

               - Assegurar que a tipografia utilizada seja respeitada;

               - Assegurar que o tamanho do documento seja razoável a fim de ser transportado por meio eletrônico;

               - Assegurar que o documento eletrônico possa ser manipulado, assim como no papel. São exemplos de manipulação: riscar, anotar, colar post-it, anexar dados etc;

2 – Camada de inteligência:

Esta camada traz a inteligência ao documento. Nesta camada são inseridos comandos, geralmente Java script, afim de que o documento tenha um comportamento programável e inteligente. Os comportamentos programáveis podem ser vários desde operações simples como permitir um cálculo entre dados que estão no documento, estampar um carimbo, inserir um arquivo junto ao documento original, inserir marcas d’água, cabeçalhos ou rodapés, realizar anotações com a finalidade de revisão, inserir e executar arquivos multimídia como áudio e vídeo  etc. Pode-se ainda programar o método de segurança do documento, entre s métodos de segurança estão: senha para abrir um documento, impossibilitar a alteração, cópia ou impressão do conteúdo, criptografia de documentos através de certificados de identidades digitais (de forma que somente o proprietário daquele ID digital possa abrir aquele documento) ou mesmo a assinatura digital através de ids digitais¹. Existem ainda programações mais complexas que podem ser inseridas em um documento como por exemplo: validação de informações, como CPF ou CGC; consultar bases de dados e preencher campos automaticamente, restringir o acesso de acordo com a pessoa que acessa o documento, verificar novas versões de documentos no momento da abertura do mesmo etc.

Em suma, diferente do papel (documento analógico) o documento inteligente (digital) pode ser programado para comportar-se de várias formas de acordo com o que o autor do documento pretende.

3 – Camada de Dados

Como vimos anteriormente, o documento inteligente, para ser considerado como tal deverá possuir uma camada que garante uma aparência fiel à sua contraparte no papel, uma camada de programação que permite ao autor programar o comportamento do documento e falta agora a camada final que é a camada e dados. Ou seja, esta é uma camada que garante que os dados que forem transitados com o documento estejam contidos dentro do próprio documento. Casos como contratos padrões de serviço, a matriz deste contrato pode ser um documento inteligente com campos especificamente criado para receber as informações de contratante e contratado. Envia-se  a matriz, sob um novo nome, para que os campos possam ser preenchidos. O contrato, através da camada de inteligência, não permite alterações ou cópias de seu conteúdo, apenas o preenchimento destes campos, sua impressão ou então campos para assinatura digital. Os dados inseridos no momento do preenchimento do contrato ficarão inseridos no documento passando a fazer parte dele.

Isto é possível devido à camada de dados que obedece ao padrão XML (padrão de formatação de informações para troca de dados entre aplicativos) que permite não só a incorporação de informações no conteúdo do documento como também a incorporação de metadados ao documento.

Metadados são informações que servem para descrever um documento. Informações que não são necessariamente parte visível do documento, mas que lá estão e podem ser consultadas, pesquisadas, ordenadas ou selecionadas por programas ou sistemas externos. Exemplos de metadados são: versão de contrato, revisão de documento, autor, revisor, data da criação, data da última revisão etc.

¹O governo brasileiro já especificou uma legislação apropriada para tratar assinaturas digitais para maiores informações verificar no site do Intituto de Tecnologia da Informação ligado à Casa Civil do Governo Brasileiro www.iti.gov.br. Já existem vários serviços de terceiros neste sentido, que inclusive comercializam a assinatura válida para o governo brasileiro, entre eles a Certisign (http://www.certisign.com.br) e o SERASA (http://www.serasa.com.br).